Les formules possibles
| Formule | Comment ça marche | Pour qui |
|---|---|---|
| Tout offert | La machine sert gratuitement, l’entreprise paie tout ce qui est consommé. | Petites équipes, bureaux, sites où le café fait partie de l’accueil |
| Une boisson par jour | Chaque salarié a droit à une boisson offerte par jour, les suivantes sont payantes. | Sites où l’on veut un geste sans budget ouvert |
| Les événements | La machine passe en gratuit pour une journée : Noël, un pot de départ, un record de jours sans accident. | Toutes les entreprises |
| Les visiteurs | Une clé ou un code réservé à l’accueil pour offrir le café aux clients et aux candidats. | Sites qui reçoivent |
Comment on facture au réel
La machine compte chaque boisson servie gratuitement. Le prestataire relève le compteur et facture à l’entreprise ce qui a été réellement consommé, en général chaque mois, avec le détail en HT et en TTC.
Le « réel » a un avantage : un salarié absent ne coûte rien, et la facture suit la vie du site, les congés comme les rushs.
Estimer le budget
Pour une boisson par jour et par salarié, le calcul maximum est simple :
Nombre de salariés présents × jours travaillés dans le mois × prix d’une boisson = budget mensuel maximum.
C’est un plafond : absences, télétravail et jours fériés font que la facture réelle est plus basse. Notre simulateur fait le calcul avec les chiffres de votre site.
Les pièges à éviter
- Le forfait « tout compris » mal calibré. Si vous payez un forfait, vérifiez le nombre de boissons qu’il couvre et ce qui se passe au-delà.
- Les gratuités sans limite dans le temps. Une journée offerte doit avoir une heure de début et une heure de fin programmées dans la machine.
- Le mélange des budgets. Si le CSE et l’entreprise participent tous les deux, écrivez qui paie quoi au contrat.
Côté fiscal et social
Offrir le café au travail est courant et ne pose en général pas de difficulté. Pour savoir comment l’inscrire dans vos comptes, et si votre situation particulière demande une précaution, le plus sûr reste de poser la question à votre expert-comptable.
Le plus simple : demandez à Rémi. Il vient voir sur place, il compte, il vous dit ce qui marche chez vous. 01 64 29 55 71 ou devis gratuit.
Questions fréquentes
Peut-on limiter à une boisson par personne ?
Oui, avec un badge ou un réglage de la machine selon le modèle. Nous vous montrons ce qui est possible chez vous.
Peut-on offrir seulement certaines boissons ?
Oui : par exemple l’expresso et le thé offerts, les boissons gourmandes payantes. Cela se programme dans la machine.
Le CSE peut-il payer les boissons offertes ?
Le CSE peut financer une gratuité, par exemple pour un événement. Dans ce cas, la facture est adressée au CSE et c’est écrit à l’avance.
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